Versionsverwaltung

Das Dokumenten-Management-System für Geschäfts- und Privatnutzer

Damit man die Bearbeitung eines Dokuments genau nachvollziehen kann, ermöglicht die Versionsverwaltung der ecoDMS beliebig viele Versionen. Diese werden mit einer Nummer versehen und als neues Dokument abgelegt. Zu jeder Funktion kann optional auch ein Kommentar hinzugefügt werden.

 

Langzeitarchivierung

Mit der Versionsverwaltung können alle Originaldateien und auch die verfügbaren PDF/A-Dateien aufbewahrt werden. Letzteres wird bei der Archivierung von PDF, TIFF, JPEG und PNG automatisch erzeugt. Die Benutzer können also nach der Konvertierung auf die Originale sowie auf das durchsuchbare PDF/A zugreifen und verwalten.

 

Andere ecoDMS-Funktionen

Wenn Sie die Versionsverwaltung mit den Office-Plug-Ins kombinieren, ist eine weitere Bearbeitung von Dateien daraus möglich (wie Excel oder Word). Zusätzlich besteht zwischen der Versionsverwaltung und dem PDF-Editor der ecoDMS eine Verbindung, womit auch eine Verknüpfung mit dem Original und den dazugehörigen Änderungen besteht. So ist jede Version an sich durchaus nachvollziehbar.

 

Check-In und Check-Out

Das Verfahren ermöglicht es, während der Bearbeitung eines der Versionen für andere Benutzer zu sperren. Somit wird der Ablauf der Bearbeitung nicht gestört, kann aber trotzdem von anderen Anwendern eingesehen werden, auch wenn eine Version gesperrt wurde. Es können auch keine neuen Versionen gespeichert werden.

 

Versionen verwalten und einsetzen

Folgende Funktionen der Versionsverwaltung bieten Ihnen eine optimale Verwendung jeglicher abgelegter Daten.

Dazu zählen:

·      Erstellen einer ersten Version

·      Hinzufügen einer neuen Version

·      Kommentarfunktion für jede Version

·      Öffnen von Dateien, darunter das Original und PDF/A

·      Export von Dateien, darunter das Original und PDF/A

·      Aussenden von E-Mails

·      Das Abschließen einer Version und eine weitere Bearbeitung sperren

·      Check-in und Check-out

 

Hinweis: Die Funktion ist für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verfügbar.