REVISIONSSICHERHEIT

Archivierung gemäß DSGVO, GoBD und GDPdU

Revisionskonform und sicher archivieren: ecoDMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO.

 

GoBD

Bei der GoBD handelt es sich um Grundsätze, die eine ordnungsgemäße Buchführung mithilfe eines Softwaresystems festlegen. Also um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

 Seit dem 1. Jänner 2015 sind diese offiziell gültig und wurden ein Jahr davor vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben. In Folge dessen wurden di GDPdU und GoBS abgelöst.

Falls Sie mehr dazu wissen möchten, können sie das Schreiben des BMF auf deren Homepage online einsehen.

 

Zertifizierung

Die Software von ecoDMS erfüllt alle technischen Bedingungen einer gesetzeskonformen Archivierung aller Dokumente, Dateien und E-Mails via ecoMAILZ.

Achten Sie auf die richtige Zertifizierung, denn Zertifikate von Dritten haben bei der GoBDS keinerlei Wertigkeit. Solche Zertifikate belegen eine gesetzeskonforme Archivierung nur nach außen und dienen oftmals als Werbemittel, um Neukunden zu gewinnen. Diese Belege haben allerdings keine Gültigkeit und können in weiterer Folge zu Problemen führen.

Für Softwarehersteller ist der Erwerb solcher „Zertifikate“ mit hohen Kosten verbunden, die dem Kunden in Form von Lizenz- und Wartungsgebühren in Rechnung gestellt werden. ecoDMS möchte derartige Zusatzkosten vermeiden und verzichtet deshalb auf diese teuren Softwarezertifikate. Das Unternehmen möchte qualitativ hochwertige Softwarelösungen zu einem fairen Preis bieten.

Stattdessen hilft ecoDMS nach Bedarf dabei für eine gesetzeskonforme Dokumentation zu sorgen und zu erstellen. Die Revisionssicherheit wird in Wahrheit individuelle bei den einzelnen Anwenderunternehmen geprüft und nicht bei dem Softwarehersteller selbst. Eine vollwertige Revisionssicherheit hängt also von mehreren Faktoren ab und kann nur durch das Unternehmen, die das Archiv aktiv einsetzen, erreicht werden. Wichtig für die Sicherheit der Revision ist ein technisch revisionskonformes Archiv (Software), die eine professionelle Installation und Handhabung benötigt, um für korrekte interne Abläufe zu sorgen. Zusätzlich benötigt das Unternehmen eine dementsprechende Verfahrensdokumentation, die den Richtlinien der GoBD entspricht und die Revisionssicherheit nachweist.

 

Verfahrensdokumentation

Und genau diese gesetzeskonforme Archivierung verlangt eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, die bei der GoBD gültig ist und ecoDMS gerne mit Ihnen gemeinsam erstellt. Es müssen der Aufbau, Ablauf und Inhalt sowie die Ergebnisse einzelner Dokumentenprozesse vollständig ersichtlich sein. Das fertige Dokument dient als Nachweis, dass alle gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung von E-Mails, Belegen und Daten in Ihrem Unternehmen erfüllt sind. Die Spezialisten von ecoDMS unterstützen Sie gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen.